Les actualités du service

La mutualisation

Depuis le début de l’année 2020, le service Archives s’est ouvert à la mutualisation avec les communes du territoire qui en font la demande. Une quinzaine de communes ont déjà sollicité le service depuis l’année dernière pour réaliser au moins le diagnostic gratuit pour avoir l’avis de l’archiviste sur la nécessité ou non de recourir à ses services.

Depuis, le service a effectivement conventionné avec trois communes du territoire ayant besoin d’aide dans la gestion de leurs archives, et d’autres ont “réservé” des créneaux pour les mois à venir.

Actuellement, le service intervient sur les communes Coulonvillers et Fort-Mahon-Plage.

Pour la commune de Machy, le travail s’est terminé début Juin, après un total de 8 jours d’intervention.

Il a permis l’élimination de plus de 10 mètres linéaires d’archives, libérant suffisamment d’espace pour réorganiser le stockage des archives dans la mairie.

Un récolement des archives a été réalisé et permet ainsi au maire de retrouver, dans un tableau Excel, tous les documents conservés en mairie, leur localisation, combien de temps il faut les conserver, et à l’issu s’il faut les éliminer ou les transmettre aux Archives départementales.

Enfin, l’intervention de l’archiviste a permis la transmission, via un dépôt aux Archives départementales (c’est à dire que la commune reste propriétaire des archives mais la responsabilité de leur conservation passe aux Archives départementales), des registres paroissiaux et d’état-civil depuis 1711. Ces documents permettent notamment de faire de la généalogie ou d’avoir des informations sur l’histoire du village depuis le XVIIIe siècle.

Un registre de la “Fabrique” a également été  retrouvé, qui retrace la gestion des biens de l’église de Machy par une assemblée d’habitants (laïcs et clercs que l’on appel les “Marguilliers”) pour la fin du XIXe siècle.

La commune de Coulonvillers a déjà déposé ses archives “modernes” (comprises entre 1790 et 1940) et anciennes (antérieures à 1790) aux Archives départementales, notamment l’état-civil, et le travail de récolement et de tri se poursuit après la signature d’un avenant pour prolonger l’intervention de l’archiviste.

La commune de Fort-Mahon va nécessiter encore plusieurs jours d’intervention, jusqu’en Septembre. Mais, déjà, plusieurs mètres linéaires ont été éliminés (le bordereau doit encore être envoyé aux Archives départementales) et plusieurs dossiers concernant la Seconde Guerre  mondiale ont été repérés et vont être préparés pour un dépôt aux Archives départementales. Il s’agit notamment des documents relatifs aux dommages de guerre (ou plutôt d’occupation dans le cas de cette commune), au ravitaillement et à la défense passive, plus généralement à la vie sous l’occupation.

Ainsi, la finalité du travail archivistique étant la communication des documents au public, il est indispensable que les communes prennent soin de leurs archives (à la hauteur de leurs moyens), et déposent leurs archives anciennes (antérieures à 1790) et modernes (comprises entre 1790 et 1940) aux Archives départementales. Elles seules sont à même d’en assurer la conservation dans de bonnes conditions, l’organisation intellectuelle et la valorisation auprès du public, et donner ainsi accès à toute la mémoire écrite du territoire.

La prochaine intervention prévue concernera la commune d’Estrées-Lès-Crécy et débutera fin Septembre.

Archives électroniques

Le travail de l’archiviste ne s’arrête pas au papier. La production de document se fait aujourd’hui principalement sous format numérique.

C’est pourquoi, dans l’optique de la dématérialisation des procédures d’ici 2022, la CCPM se dote également de divers logiciels métiers, et s’interroge sur l’organisation de ses dossiers dans l’arborescence numérique et sur la conservation des fichiers.

L’archiviste est chargé de la reprise de l’arborescence numérique, qui constitue en somme le plan de classement informatique de la collectivité. A l’image du papier qui, s’il n’est pas correctement conservé, finit par se détériorer, les fichiers numériques doivent aussi faire l’objet d’un soin particulier d’une part pour que l’on puisse à nouveau les consulter (le problème de certains formats logiciel) et d’autre part pour assurer leur intégrité à long terme.

L’arborescence numérique est tout simplement la façon dont les fichiers sont organisés dans le serveur. Elle doit, à l’instar d’un plan de classement, refléter avant tout les missions et compétences de la collectivité, mais aussi son organisation. Chaque service pouvant produire des documents spécifiques, dans le contexte d’une mission particulière, avec une valeur probante différentes selon les cas, l’archiviste ne peut se passer de l’expertise des services pour réaliser l’arborescence. Il doit être capable d’appréhender les missions des services, les documents qui en découlent, et synthétiser efficacement l’ensemble pour que l’arborescence en rende compte.

En somme une arborescence bien structurée permet de gagner en efficacité, de raccourcir le nom des fichiers (puisqu’ils se trouvent déjà eux-mêmes dans un dossier précis) et de faciliter la prise en main du serveur par un éventuel nouvel arrivant.

Au delà de l’arborescence, le numérique est plus que jamais d’actualité, et si désormais notre histoire s’écrit via l’informatique, elle devra se conserver aussi sur ce support, et les archivistes en auront la charge en garantissant la traçabilité et la conservation des documents, le fonctionnement des logiciels d’archives et la mise en valeur des documents numériques. C’est pourquoi les collectivités ouvrent de plus en plus de poste de “e-archivistes” !